Conduite de réunion
Pourquoi la multiplication du nombre des réunions et des participants dans la vie professionnelle ?
L'information est la matière première du manager. Son développement exponentiel est à la fois la conséquence et la cause du changement permanent et accéléré).
Or organiser une réunion reste, parallèlement au développement des nouvelles technologies de l'information, le moyen humain par excellence d'échange et de traitement de l'information
Nos convictions
La motivation et l'efficacité d'une équipe dépendent de la qualité et de l'intensité de la communication. Animer une réunion est une démarche essentielle
La négociation est la base du développement du business, et l'antidote contre les conflits de tout genre internes à l'entreprise ou externes. Les réunions sont un outil privilégié dans toute négociation. Réunir les parties autour d'une table de négociation peut conduire à un accord gagnant-gagnant.
La motivation de l'équipe a ses racines dans l'inconscient individuel et collectif.
Nos sources
Le courant psycho-sociologique (Mayo, Maslow, Mac Gregor, Herzberg, Rogers ) a démontré que le manager doit de nos jours être un animateur, un meneur de jeu, un faciliteur, un fédérateur.
Ses qualités seront celles d'un communicant : écoute, valorisation, encouragement, conduisent l'équipe au succès. Animer s'est substitué à commander.
Maîtriser la conduite de réunion fait partie des capacités essentielles du manager d'aujourd'hui.
Les différents types de réunion
Dans quel but réunir une équipe ou des partenaires
- La réunion d'information
- L'annonce d'une décision impopulaire
- La réunion de travail périodique
- Le comité de direction
- La réunion de service
- La réunion de chantier
- La conduite de projet
- Steering comittee et Action team
- La réunion de pilotage
- La revue de projet, project review
- La résolution de problème en groupe, problem solving
Qu'est-ce qu'un problème ?
Très souvent, face à une situation que nous ne pouvons ou ne voulons pas accepter, nous parlons d'un problème alors que nous en connaissons la où les solutions mais que nous refusons de les mettre en œuvre.
Nous ne considérerons ici comme problème à résoudre que les situations pour lesquelles nous ne connaissons pas de solution.
Travailler en groupe pour la résolution d'un problème implique - pourrait-on dire à l'inverse d'une démarche de créativité - une discipline spécifique acceptée par chacun : Il s'agit de synchroniser les cheminements de réflexion individuels.
La résolution d'un problème comporte en effet des étapes précises. Mais chacun avance à son rythme, certains brûlent les étapes ou les inversent.
L'animateur du groupe de travail veillera donc à énoncer ou rappeler les phases à respecter :
1. Positionnement du problème au bon niveau (quel est le but poursuivi)
2. Analyse du problème
a) Rassembler les faits, les données
b) Identifier les causes
3. Recherche des solutions ( impliquant une démarche de créativité)
4. Examen critique
5. Prise de décision
6. Exécution et contrôle
- Positionner le problème (Le véritable objectif ?)
- Identifier les faits et les données
- Rechercher les causes
- Rechercher les solutions
- La prise de décision, decision making
- La réunion de créativité
- Importance particulière de la dynamique de groupe
La réunion entre des partenaires (commerciaux, sociaux) La préparation d'une réunion
Savoir faire de l'ordre du jour un outil efficace d'animation et de contrôle
Définir des règles du jeu, un code de bonne conduite, qu'on communiquera aux participants
Le compte-rendu, analyse et synthèse. Le compte-rendu "en ligne"
Choisir et agencer la salle où l'on se réunit, s'il on en a la latitude, est un facteur non négligeable de réussite
Gérer le temps de la réunion
Contrôler les chronophages
Conduisons le débat en sachant le recentrer sur l'objet de la réunion
Les incidents en réunion
Réunir des individualités ou des groupes aux motivations ou aux intérêts divergents expose à des risques.
Le bon animateur de réunion se reconnaît à sa capacité de maîtriser la situation à tout instant :
- Obtenir le silence
- Susciter des alliés, les identifier, les utiliser
- Eviter la directivité
- Contrôler les bavards et les contradicteurs
- Eviter l'éclatement de la réunion en plusieurs apartés
La prise de parole en réunion
Pour conduire sa réunion et la mener à bien, l'animateur s'imposera aussi par la maîtrise des techniques d'expression orale.
- Voix ( volume, intonation, articulation, placement, respiration ventrale )
- Débit verbal
- Occupation de l'espace, gestuelle, attitudes d'ouverture
- Argumentation, questionnement
Il saura agir sur l'imagination, l'imaginaire.
Il saura conclure sur des objectifs concrets.
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